Bedrijf starten Deze 7 juridische documenten heb je nodig
Het is zover, je gaat de stap maken: een eigen bedrijf starten. Een spannende tijd waarin er veel op je af komt. Het is belangrijk om een aantal afspraken vast te leggen op papier. Een aantal juridische documenten moet je als startende ondernemer zelfs verplicht opstellen, aanbieden of zelfs laten ondertekenen. Om je verder op weg te helpen, vertel ik je in dit artikel alvast welke 7 juridische documenten je in elk geval nodig hebt.
1. Privacyverklaring en (indien van toepassing) cookie statement
Ieder bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt, is verplicht om haar klanten, gebruikers en bezoekers daarover op de hoogte te stellen. Dit doe je door middel van een privacyverklaring. Hierin leg je onder andere uit welke gegevens je precies verwerkt, waarom je dat doet, voor hoe lang je dat doet en hoe je die gegevens beveiligt.
Je kunt er ook voor kiezen om op jouw website gebruik te maken van cookies. Cookies slaan het surfgedrag van de bezoeker op, zodat je bijvoorbeeld data kunt genereren voor marketingdoeleinden. Als je dit doet, ben je verplicht de bezoeker hiervan op de hoogte te brengen door middel van een cookiestatement. De bezoeker kan dan kiezen de cookies te accepteren of niet.
2. Verwerkersovereenkomst (indien van toepassing)
Het is ook mogelijk dat een externe partij voor de uitvoering van jouw bedrijf gegevens moet verwerken. Daarmee moet je dan een verwerkersovereenkomst sluiten. Een veelvoorkomend voorbeeld is bijvoorbeeld de partij die jouw nieuwsbrief levert of – als je personeel aanneemt – de salarisverwerking voor jouw bedrijf verzorgt.
3. Arbeidsovereenkomst (als je personeel aanneemt)
Ga je personeel aannemen? Dan ben je verplicht om met jouw werknemer(s) een arbeidsovereenkomst aan te gaan. Hierin regel je bijvoorbeeld de werktijden, het aantal vakantiedagen, het salaris, en afspraken over pensioen.
4. Factuur
Ga je met jouw onderneming goederen en/of diensten leveren aan andere bedrijven? Als de waarde hiervan minimaal €100 bedraagt (en die kans is vrij groot), dan heb je een administratieverplichting. Onderdeel daarvan is dat je offertes, facturen en overeenkomsten moet bewaren.
Let er bij het opstellen van facturen op dat het daarbij verplicht is om ze opeenvolgende nummers te geven. Ook moeten ze verplicht jouw KvK nummer, naam, de datum en het berekende btw-tarief bevatten.
5. Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden worden ook wel de kleine lettertjes genoemd. Je kunt ze zien als een juridisch vangnet: zolang alles goed gaat, heb je ze niet nodig. Maar gaat er iets mis, dan is het een belangrijk document om op bepaalde voorwaarden terug te kunnen grijpen. Het is daarom verstandig om deze op te laten stellen door een jurist!
6. Overeenkomst van opdracht
Een overeenkomst van opdracht wordt meestal aangegaan tussen bedrijven en zelfstandigen. Dit is een overeenkomst waarin je vastlegt welke werkzaamheden worden uitgevoerd, hoe de partijen zich tot elkaar verhouden en andere belangrijke zaken die bedrijven en zelfstandigen met elkaar willen regelen, zoals wat er bijvoorbeeld gebeurt met de intellectueel eigendomsrechten en aansprakelijkheid wanneer er schade is.
7. Samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing)
Ga je samenwerken in de vorm van een vennootschap onder firma (vof) of in een besloten vennootschap (bv)? Dan is het handig om afspraken met jouw partner(s) vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst (voor de bv ook wel een aandeelhoudersovereenkomst genoemd). Ook dit document is vooral handig voor als er problemen zijn of dreigen te ontstaan, dan weet je allemaal waar je aan toe bent.
Vinden jullie het fijner als wij meekijken tijdens dit gesprek wat jullie als samenwerkingspartners voeren? Dan is preventieve mediation mogelijk iets voor jullie. Door preventieve mediation gaan we samen het gesprek aan over; stel dat het misgaat en wat zouden jullie dan juist (niet) willen doen.
Een eigen bedrijf starten
Ga jij een eigen bedrijf starten? Dan zul je ongetwijfeld met de bovengenoemde documenten in aanraking komen. Het is verstandig om deze door een jurist op te laten stellen indien je hier zelf geen kaas van hebt gegeten. Gewoon om in de toekomst problemen te voorkomen. Plan gerust een gesprek met mij in. Ik help je graag verder.