Langdurig verzuim: stappen en verplichtingen voor werkgevers
Heb je personeel in dienst? Dan krijg je er vroeg of laat een keer mee te maken: (langdurig) verzuim. In mijn praktijk krijg ik hier regelmatig vragen over van werkgevers. Want wat mag je als werkgever wel en niet doen bij (langdurig) verzuim? Welke stappen moet je samen met de medewerker doorlopen? En welke risico’s loop je? Je leest het in deze blog.
Ziekmelding & verzuimprotocol
Een (langdurig) ziektetraject begint altijd met de ziekmelding van de medewerker. De manier waarop een medewerker zich ziek moet melden verschilt per bedrijf. Soms nemen werkgevers hierover iets op in de arbeidsovereenkomst, maar beter is het om gebruik te maken van een verzuimprotocol.
In dit protocol beschrijf je hoe een ziekmelding in zijn werk gaat (hoe laat en bij wie bijvoorbeeld), welke informatie de medewerker moet doorgeven (bijvoorbeeld over vervanging en het verzetten van afspraken, maar ook over waar hij of zij bereikbaar is) en welke vervolgstappen er volgen als het verzuim langer duurt. Hierdoor weet de medewerker wat er van hem of haar wordt verwacht en waar hij of zij aan toe is. Bovendien is zo’n protocol een handig document voor jezelf en voor externe partners, zoals de bedrijfsarts of arbodienst en het UWV.
Je kunt zelf een verzuimprotocol opstellen, maar het is wel belangrijk dat dit protocol voldoet aan de regels uit de Wet verbetering poortwachter én aansluit bij de afspraken die je met de arbodienst of bedrijfsarts hebt gemaakt. Het is dus beter om een protocol te laten opstellen, of het door jou opgestelde protocol te laten controleren door een specialist.
Vertrouw je het niet?
Vertrouw je de ziekmelding niet? Dan mag je de ziekmelding niet zomaar weigeren. Je kunt in zo’n geval wel de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen. Deze kan dan beoordelen of de medewerker in staat is om te werken. Je moet sowieso binnen één week de bedrijfs- of arboarts op de hoogte stellen van de ziekmelding.
Je mag de medewerker trouwens ook niet vragen wat hij of zij mankeert. Dit is een kwestie van privacy en als werkgever moet je dit respecteren. Mocht de medewerker hier uit zichzelf mededelingen over doen, dan staat dat hem of haar natuurlijk vrij. Maar in dat geval mag je deze informatie weer niet vastleggen. Waar je wel naar mag vragen, is naar de vermoedelijke duur van het verzuim. Ook mag je vragen of er sprake was van een arbeidsongeval of een ander (verkeers)ongeval waarvoor een derde verantwoordelijk is. In dit laatste geval kan je door middel van regres de loonkosten namelijk verhalen op die derde.
Verplichtingen vanaf zes weken ziekte
Is de medewerker (bijna) zes weken ziek? Dan moet er een gesprek volgen met de bedrijfsarts of arbodienst. Deze stelt vervolgens een probleemanalyse op. Hierin beschrijft de arts waarom de medewerker niet meer kan werken, wat de herstelmogelijkheden zijn en wanneer het werk (vermoedelijk) deels of geheel kan worden hervat.
Twee weken na deze analyse, uiterlijk in de achtste week, moeten jij en de medewerker in actie komen en samen een Plan van Aanpak maken. Hierin moeten jij en de medewerker samen beschrijven hoe jullie hem of haar weer aan het werk gaan helpen. Dit plan maakt -net als de probleemanalyse- deel uit van het re-integratiedossier.
Vervolgens moet je het re-integratiedossier aanvullen zodra er iets valt te melden rondom het verzuim of de ziekte. En elke zes weken moet je met de medewerker de voortgang bespreken (tip: neem een verslag daarvan op in het re-integratiedossier). Het is belangrijk dat je deze re-integratieverplichtingen serieus neemt, dit voorkomt dat je als werkgever bij onverhoopt langdurig verzuim in de problemen komt.
Is de medewerker na 41 weken nog steeds ziek? Dan is er sprake van langdurig verzuim en moet je hiervan een melding maken bij het UWV. Tussen de 46e en 52e ziekteweek moet je samen met de medewerker een eerstejaarsevaluatie opstellen. Hierin evalueren jullie het eerste jaar en stellen jullie doelen voor de re-integratie in het tweede jaar.
Als de medewerker bijna twee jaar ziek is, en er geen sprake is van volledige eigen werkhervatting, moet hij of zij een WIA-aanvraag indienen. Je medewerker ontvangt hierover vanzelf een brief van het UWV. Ook moet jij in deze periode samen met de medewerker een re-integratieverslag opstellen. Het UWV regelt vervolgens een WIA-keuring. Als aan alle voorwaarden is voldaan, volgt daarop een WIA-uitkering. Maar let op: het UWV heeft grote achterstanden bij het beoordelen van de aanvragen. Daarover lees je in deze blog meer.
Loondoorbetaling bij ziekte
De eerste twee jaar van de ziekte ben je als werkgever verplicht het salaris van de zieke medewerker (gedeeltelijk) door te betalen. Het gaat dan om 70% van het laatstverdiende loon of ten minste het wettelijk minimumloon (in het eerste jaar). In de arbeidsovereenkomst of de cao kunnen overigens andere afspraken staan.
Vindt het UWV dat je als werkgever niet voldoende hebt meegewerkt aan de re-integratie? Dan kan het UWV je een loonsanctie opleggen. Je moet dan nog maximaal één jaar het salaris doorbetalen.
Vragen?
Heb jij hier vragen over? Is je medewerker niet bereikbaar tijdens ziekte of werkt hij of zij niet mee aan de re-integratie? Of wil je bezwaar maken tegen een loonsanctie van het UWV? Plan dan gerust een kennismaking in. Ik help je graag verder.
Lees ook: ‘werknemer werkt niet mee aan re-integratie‘.